Polityka prywatności Klientów i Panelu

Wersja 1.0 — obowiązuje od dnia 28 września 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Polityka zawiera informacje o przetwarzaniu danych osobowych Klientów i Użytkowników Panelu, Wykonawców oraz osób, których dane Klienci zapisują w Panelu, w związku z korzystaniem z Panelu oraz z zawieraniem i wykonywaniem Umów przez Usługodawcę.

2. Polityka stanowi realizację obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: „RODO”).

3. Polityka jest dokumentem informacyjnym. Nie stanowi wzorca umownego ani źródła zobowiązań umownych; korzystanie z Serwisów i Panelu nie wymaga składania oświadczeń dotyczących Polityki.

4. Polityka jest udostępniana nieodpłatnie w Panelu oraz w Serwisach. Przetwarzanie danych osób odwiedzających Serwisy, osób kierujących zapytania przez formularze Serwisów oraz odbiorców komunikacji marketingowej opisuje odrębny dokument informacyjny — Polityka prywatności Serwisów; z chwilą utworzenia Konta albo zawarcia Umowy do dalszego przetwarzania danych stosuje się niniejszą Politykę.

5. Informacje o plikach cookies i podobnych technologiach stosowanych w Serwisach i Panelu zawiera odrębny dokument informacyjny — Polityka cookies, udostępniana w Serwisach.

§ 2. Definicje

1. Terminy pisane w Polityce wielką literą mają następujące znaczenie:

1) Administrator — Usługodawca, będący administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO;

2) Audyt — bezpłatna, wstępna ocena zakresu obowiązkowych przeglądów Nieruchomości, przeprowadzana w formie ankiety online, bez oględzin Nieruchomości, wyłącznie na podstawie danych zadeklarowanych przez Klienta;

3) HomeCare 24 — usługa pośrednictwa opisana w OWS, obejmująca przyjęcie zgłoszenia awarii, dobór Wykonawcy, umówienie wizyty i nadzór nad przebiegiem zlecenia;

4) Klient — Użytkownik, który zawarł z Usługodawcą Umowę albo korzysta z Konta. Subskrypcja oraz Konto i Panel są przeznaczone dla osób fizycznych i innych podmiotów będących właścicielami lub współwłaścicielami Nieruchomości albo dysponujących innym tytułem prawnym do Nieruchomości; Usługodawca nie świadczy Subskrypcji ani nie prowadzi Kont na rzecz wspólnot mieszkaniowych ani zarządców nieruchomości;

5) Konto — zbiór zasobów i uprawnień przypisanych Klientowi w Panelu, utworzony w wyniku rejestracji;

6) Nieruchomość — nieruchomość wskazana przez Klienta, której dotyczy Umowa lub Audyt;

7) OWS — Ogólne Warunki Subskrypcji iWłaściciel;

8) Pakiet — wariant Subskrypcji: „Standard” albo „Premium”;

9) Panel — udostępniana przez Usługodawcę usługa cyfrowa w rozumieniu ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, obejmująca panel klienta dostępny po zalogowaniu do Konta, służący w szczególności do obsługi Subskrypcji, wglądu w dokumentację i komunikacji z Usługodawcą;

10) Polityka — niniejsza Polityka prywatności Klientów i Panelu;

11) Serwis IBIA — serwis internetowy prowadzony przez Usługodawcę pod adresem ibia.com.pl;

12) Serwis iWłaściciel — serwis internetowy prowadzony przez Usługodawcę pod adresem iwlasciciel.pl;

13) Serwisy — łącznie Serwis IBIA i Serwis iWłaściciel;

14) Subskrypcja — odpłatna usługa okresowej obsługi Nieruchomości świadczona w ramach wybranego Pakietu, na warunkach określonych w OWS;

15) Umowa — umowa o świadczenie Usług zawarta między Usługodawcą a Klientem; w zakresie Subskrypcji — na warunkach OWS;

16) Usługodawca — Instytut Budownictwa i Architektury spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawa, ul. Nowy Świat 33 lok. 13, 00-029 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001265699, NIP 5253106470, REGON 545720956, kapitał zakładowy 10.000,00 zł; adres poczty elektronicznej: kontakt@ibia.com.pl. Usługodawca posługuje się oznaczeniami handlowymi „IBIA” oraz „iWłaściciel”.

17) Użytkownik — każda osoba korzystająca z Serwisów lub Panelu;

18) Wykonawca — przedsiębiorca współpracujący z Usługodawcą, posiadający uprawnienia wymagane do wykonywania czynności objętych Usługami, przy pomocy którego Usługodawca wykonuje Usługi, albo z którym Klient zawiera bezpośrednio umowę o wykonanie czynności dotyczącej Nieruchomości — umowę o naprawę w ramach HomeCare 24 albo umowę o serwis lub przegląd urządzenia technicznego w Pakiecie „Premium”.

2. Pojęcia pisane wielką literą, niezdefiniowane w ust. 1, mają znaczenie nadane im w Regulaminie.

§ 3. Administrator danych osobowych i dane kontaktowe

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników, Klientów, Wykonawców oraz innych osób, których dane są przetwarzane w związku z działalnością opisaną w Polityce, jest Usługodawca: Instytut Budownictwa i Architektury spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawa, ul. Nowy Świat 33 lok. 13, 00-029 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001265699, NIP 5253106470, REGON 545720956, kapitał zakładowy 10.000,00 zł.

2. Kontakt z Administratorem w sprawach ochrony danych osobowych jest możliwy:

1) pocztą elektroniczną na adres: kontakt@ibia.com.pl;

2) pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w ust. 1.

3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych; w działalności Administratora nie zachodzi żadna z przesłanek obligujących do jego wyznaczenia, określonych w art. 37 RODO. Sprawy ochrony danych osobowych obsługuje Administrator pod danymi kontaktowymi wskazanymi w ust. 2.

§ 4. Przetwarzanie danych Klientów i Użytkowników Panelu

1. Administrator przetwarza dane osobowe Klientów oraz Użytkowników korzystających z Panelu w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1) zawarcie i wykonanie Umowy, w tym rejestracja i prowadzenie Konta, obsługa Subskrypcji, przeprowadzenie Audytu, organizacja wykonania kontroli i przeglądów Nieruchomości, obsługa zgłoszeń w ramach HomeCare 24, obsługa reklamacji oraz komunikacja w sprawach związanych z Umową — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy);

2) wystawianie i przechowywanie faktur oraz prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej — obowiązek prawny ciążący na Administratorze, wynikający z przepisów o rachunkowości oraz przepisów podatkowych;

3) ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z Umową — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw;

4) marketing bezpośredni usług Administratora — na zasadach opisanych w § 7;

5) sporządzanie zbiorczych zestawień statystycznych na podstawie informacji zadeklarowanych w Audycie, w tym Audycie rozpoczętym i niedokończonym, oraz publikacja tych zestawień wyłącznie w formie niepozwalającej na identyfikację Klienta ani Nieruchomości — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na analizie potrzeb klientów i informowaniu o stanie technicznym budynków.

2. Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych Klientów i Użytkowników Panelu:

1) dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, a w przypadku Klientów prowadzących działalność gospodarczą — także firmę i NIP;

2) dane dotyczące Nieruchomości: adres, rodzaj i parametry Nieruchomości oraz informacje zadeklarowane przez Klienta w Audycie; Audyt jest przeprowadzany wyłącznie na podstawie danych zadeklarowanych przez Klienta, bez oględzin Nieruchomości;

3) dokumentacja techniczna Nieruchomości oraz zdjęcia Nieruchomości — w szczególności protokoły z kontroli i przeglądów, dokumentacja przekazana przez Klienta oraz dokumentacja i zdjęcia sporządzone przez Wykonawców w związku z wykonywaniem czynności dotyczących Nieruchomości;

4) skan polisy ubezpieczeniowej dotyczącej Nieruchomości — jeżeli Klient go przekaże w celu korzystania z funkcji przypomnień o terminach oraz przechowywania w dokumentacji Nieruchomości; na żądanie Klienta skan jest udostępniany także w komplecie dokumentacji generowanym z Panelu; przekazanie skanu polisy jest dobrowolne;

5) dane rozliczeniowe: dane niezbędne do wystawienia faktury, historia płatności oraz identyfikatory transakcji nadawane przez operatora płatności; Administrator nie przechowuje pełnych numerów kart płatniczych — dane instrumentu płatniczego są przetwarzane przez operatora płatności wskazanego w § 8;

6) dane związane z korzystaniem z Konta i Panelu, w tym zapisy komunikacji prowadzonej z Administratorem za pośrednictwem Panelu lub poczty elektronicznej;

7) dane kontaktowe osób trzecich zapisywane przez Klienta w książce kontaktów Panelu (specjaliści obsługujący Nieruchomość, np. serwisant, agent ubezpieczeniowy): imię i nazwisko, firma, NIP, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, adres oraz notatki Klienta — wprowadzane przez Klienta i przetwarzane wyłącznie w celu prowadzenia Konta na jego żądanie. Dane te Administrator przechowuje wyłącznie jako element dokumentacji Nieruchomości prowadzonej na żądanie Klienta i nie wykorzystuje ich do własnych celów, w szczególności nie tworzy z nich odrębnej bazy ani nie prowadzi działań marketingowych. Jeżeli jednak na wyraźne wskazanie Klienta Administrator kontaktuje się z taką osobą w celu umówienia usługi dotyczącej Nieruchomości, informacje wymagane w art. 14 RODO przekazuje jej najpóźniej przy pierwszym kontakcie (art. 14 ust. 3 lit. b RODO);

8) dane o reklamie, z której Klient wszedł do Serwisu iWłaściciel przed utworzeniem Konta przez formularz Audytu — parametry kampanii zawarte w odnośniku reklamy (w szczególności źródło, kampania i oznaczenie reklamy) oraz adres strony wejścia, jeżeli odnośnik je zawierał.

3. Dane osobowe pochodzą bezpośrednio od Klienta. Dokumentacja techniczna i zdjęcia Nieruchomości mogą pochodzić również od Wykonawców wykonujących czynności dotyczące Nieruchomości w związku z Umową.

4. Podanie danych jest dobrowolne, jednak podanie danych identyfikacyjnych, kontaktowych oraz danych dotyczących Nieruchomości jest niezbędne do zawarcia i wykonania Umowy oraz do prowadzenia Konta.

5. Okresy przechowywania danych, o których mowa w niniejszym paragrafie, określa § 10.

§ 5. Przetwarzanie danych Wykonawców

1. Administrator przetwarza dane osobowe Wykonawców będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą oraz dane osób działających w imieniu Wykonawców lub wyznaczonych przez nich do kontaktu i realizacji zleceń.

2. Przetwarzanie odbywa się w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1) nawiązanie i wykonywanie współpracy z Wykonawcą, w tym kierowanie zleceń, rozliczenia oraz weryfikacja posiadania uprawnień wymaganych do wykonywania czynności objętych Usługami — art. 6 ust. 1 lit. b RODO w odniesieniu do Wykonawców będących osobami fizycznymi;

2) bieżący kontakt z osobami działającymi w imieniu Wykonawcy oraz koordynacja realizacji zleceń — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnej organizacji wykonania Usług;

3) wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych — obowiązek prawny ciążący na Administratorze, wynikający z przepisów o rachunkowości oraz przepisów podatkowych;

4) ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych ze współpracą — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.

3. Przetwarzanie obejmuje: dane identyfikacyjne i rejestrowe, dane kontaktowe, dane o uprawnieniach i kwalifikacjach zawodowych oraz dane rozliczeniowe.

4. Dane osób działających w imieniu Wykonawcy Administrator otrzymuje od Wykonawcy, z którym osoby te współpracują; zakres tych danych obejmuje imię i nazwisko, stanowisko lub funkcję oraz służbowe dane kontaktowe.

5. Dane są przechowywane przez okres współpracy z Wykonawcą, a po jej zakończeniu — przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz przez okresy wynikające z przepisów o rachunkowości i przepisów podatkowych, zgodnie z § 10.

6. Dane osób zgłaszających chęć podjęcia współpracy z Administratorem jako Wykonawca za pośrednictwem formularza współpracy w Serwisie IBIA — imię i nazwisko, firma, numer telefonu, adres poczty elektronicznej oraz informacje o wykonywanych usługach, doświadczeniu, uprawnieniach, ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej, referencjach, wyposażeniu, dysponowaniu samochodem, obszarze działania oraz preferowanej formie i terminie rozpoczęcia współpracy — są przesyłane bezpośrednio z przeglądarki osoby wypełniającej formularz do narzędzia automatyzacji Make, a następnie zapisywane w narzędziu Trello; dostawcy obu narzędzi działają na zlecenie Administratora jako podmioty przetwarzające (§ 8 ust. 2 pkt 6 i 7). Z uwagi na przesłanie danych bezpośrednio z przeglądarki dostawca narzędzia Make jest jednocześnie odbiorcą danych w zakresie adresu IP urządzenia, z którego wysłano formularz.

§ 6. Dane techniczne Panelu

1. Administrator przetwarza dane Użytkowników Panelu w ograniczonym zakresie technicznym: krótkotrwałe logi aplikacyjne obejmują datę i godzinę żądania, adres żądanego zasobu, techniczne informacje o przebiegu żądania oraz oznaczenie oprogramowania przeglądarki (nagłówek User-Agent); logi te nie zawierają adresu IP. Adres IP jest przetwarzany doraźnie w mechanizmach bezpieczeństwa, w szczególności służących ograniczaniu liczby żądań, i jest automatycznie usuwany po krótkim czasie. Ponadto zapisywane są:

1) adres IP i oznaczenie oprogramowania przeglądarki — w danych zalogowanej sesji w Panelu, przez czas trwania sesji, po którego upływie są automatycznie usuwane;

2) adres IP i oznaczenie oprogramowania przeglądarki — wraz z oświadczeniami i zgodami składanymi w Panelu oraz w formularzach Serwisu iWłaściciel, w szczególności akceptacją dokumentów, zgodami marketingowymi, żądaniem rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem terminu do odstąpienia od Umowy oraz akceptacją zmiany Pakietu, jako element dowodu ich złożenia, przechowywany łącznie z tym dowodem;

3) skrót kryptograficzny adresu IP — na liście nie więcej niż 10 źródeł, z których w ciągu ostatnich 90 dni logowano się do Konta, wykorzystywanej do ochrony Konta przed próbami odgadnięcia hasła.

2. Celem przetwarzania jest zapewnienie bezpieczeństwa Panelu, diagnostyka błędów oraz przeciwdziałanie nadużyciom. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania usług świadczonych drogą elektroniczną.

3. Logi aplikacyjne są przechowywane przez okres wskazany w § 10. Odrębny log operacji administracyjnych, dokumentujący czynności personelu Administratora w systemach, jest przechowywany przez okres wskazany w § 10 w celu zapewnienia rozliczalności tych czynności.

4. Panel nie stosuje narzędzi marketingowych podmiotów trzecich. Za zgodą Użytkownika wyrażoną w banerze Panel stosuje narzędzie analizy zachowań Microsoft Clarity (mapy kliknięć i nagrania sesji), służące poprawie użyteczności Panelu; dane wprowadzone przez Klienta są zamaskowane i niewidoczne w nagraniach. Podstawą prawną przetwarzania danych pozyskanych za pośrednictwem tego narzędzia jest zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą można wycofać w każdym czasie odnośnikiem „Zmień zgodę cookies” w stopce Panelu; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Informacje o plikach cookies, w tym o informacjach zapisywanych przez to narzędzie, zawiera Polityka cookies.

5. Formularz rejestracji w Panelu jest chroniony widgetem weryfikacyjnym Cloudflare Turnstile, służącym odróżnieniu człowieka od programu automatycznego. Widget jest pobierany przez przeglądarkę Użytkownika bezpośrednio z serwerów dostawcy wskazanego w § 8 ust. 2 pkt 5, który otrzymuje w ten sposób techniczne informacje o przeglądarce i połączeniu, w szczególności adres IP i oznaczenie oprogramowania przeglądarki (nagłówek User-Agent); treść formularza nie jest przekazywana temu dostawcy. Cel i podstawa prawna tego przetwarzania są wskazane w ust. 2.

§ 7. Komunikacja z Klientem

1. Komunikacja niezbędna do zawarcia lub wykonania Umowy albo do obsługi Konta — w szczególności kontakt telefoniczny, wiadomość SMS lub wiadomość e-mail w celu umówienia albo potwierdzenia terminu wizyty, powiadomienia o przeglądach, terminach i płatnościach oraz odpowiedzi na zgłoszenia Klienta — nie stanowi komunikacji marketingowej i nie wymaga zgody, o której mowa w art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej (dalej: „PKE”); jej podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

2. Komunikację marketingową Administrator kieruje do Klientów wyłącznie na podstawie zgody wyrażonej odrębnie dla każdego kanału (poczta elektroniczna, SMS, telefon), na zasadach opisanych w Polityce prywatności Serwisów. Zgodę można wycofać w każdym czasie w ustawieniach Konta w Panelu, przez link rezygnacji w wiadomości albo przez kontakt z Administratorem pod danymi wskazanymi w § 3 ust. 2; wycofanie zgody nie wpływa na zawarcie ani wykonywanie Umowy.

3. Klient może kontaktować się z Administratorem także przez czat dostępny w Panelu i w Serwisie iWłaściciel, w tym prosić o kontakt telefoniczny w wybranym dniu i przedziale godzin, w szczególności o oddzwonienie albo pomoc w wypełnieniu Audytu. Administrator przetwarza w tym celu treść wiadomości, a jeżeli Klient je poda, także imię, numer telefonu, adres poczty elektronicznej oraz wybrany dzień i przedział godzin kontaktu; ponadto zapisywane są adres strony, z której wysłano wiadomość, data i godzina wysłania wiadomości oraz powiązanie rozmowy z Kontem. Rozmowa rozpoczęta przed zalogowaniem może zostać przypisana do Konta, gdy Klient zaloguje się do Panelu w tej samej przeglądarce. Dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i kontaktu zwrotnego na prośbę Klienta, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, i są zapisywane w systemach Administratora utrzymywanych w infrastrukturze dostawcy wskazanego w § 8 ust. 2 pkt 1; powiadomienie o nowej wiadomości, wraz z jej treścią, trafia do skrzynki poczty elektronicznej Administratora obsługiwanej przez dostawcę wskazanego w § 8 ust. 2 pkt 3. O odpowiedzi na czacie Administrator może powiadomić Klienta wiadomością e-mail. Okres przechowywania rozmowy określa § 10.

§ 8. Odbiorcy danych

1. Administrator przekazuje Wykonawcom dane kontaktowe Klienta oraz adres Nieruchomości w zakresie niezbędnym do wykonania usługi dotyczącej Nieruchomości, w szczególności do przeprowadzenia kontroli lub przeglądu, do wykonania serwisu lub przeglądu urządzenia technicznego w Pakiecie „Premium” albo do realizacji zlecenia w ramach HomeCare 24, wraz z opisem czynności do wykonania. Wykonawca przetwarza otrzymane dane jako odrębny administrator, we własnych celach związanych z wykonaniem usługi; w ramach HomeCare 24 oraz serwisów urządzeń w Pakiecie „Premium” Wykonawca zawiera z Klientem umowę bezpośrednio i przetwarza dane także jako strona tej umowy. Podmiot wskazany przez Klienta jako serwisant preferowany otrzymuje dane na tych samych zasadach.

2. Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych następującym podmiotom przetwarzającym, działającym na jego zlecenie i na podstawie umów powierzenia przetwarzania:

1) Amazon Web Services EMEA SARL — hosting infrastruktury i przechowywanie danych;

2) LH.pl sp. z o.o. — hosting poczty elektronicznej w domenie iwlasciciel.pl oraz przechowywanie archiwalnej kopii skrzynki kontakt@ibia.com.pl sprzed jej przeniesienia do usługi Google Workspace;

3) dostawca usługi Google Workspace — hosting skrzynki poczty elektronicznej kontakt@ibia.com.pl oraz przechowywanie i obsługa dokumentów;

4) Link Mobility Poland sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach, operator platformy SMSAPI — wysyłka wiadomości SMS, w zakresie, w jakim Administrator prowadzi komunikację tym kanałem (§ 7);

5) Cloudflare, Inc. — weryfikacja, czy formularz rejestracji w Panelu wysyła człowiek, a nie program automatyczny (widget Cloudflare Turnstile), na zasadach opisanych w § 6 ust. 5; w zakresie, w jakim Cloudflare, Inc. wykorzystuje te dane do doskonalenia własnych mechanizmów wykrywania programów automatycznych, jest odrębnym administratorem;

6) dostawca narzędzia automatyzacji Make — przekazywanie zgłoszeń z formularza współpracy w Serwisie IBIA, na zasadach opisanych w § 5 ust. 6;

7) dostawca narzędzia Trello (grupa Atlassian) — przechowywanie i obsługa zgłoszeń z formularza współpracy w Serwisie IBIA, na zasadach opisanych w § 5 ust. 6;

8) Microsoft Corporation — narzędzie analizy zachowań Microsoft Clarity stosowane w Panelu za zgodą Użytkownika, na zasadach opisanych w § 6 ust. 4; w zakresie, w jakim Microsoft Corporation wykorzystuje te dane we własnych celach, jest odrębnym administratorem.

3. Obsługę płatności z tytułu Umowy zapewnia Stripe Payments Europe, Limited z siedzibą w Dublinie (Irlandia) (dalej: «Stripe»). Usługi płatnicze na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego świadczy spółka z grupy Stripe — Stripe Technology Europe, Limited, będąca instytucją pieniądza elektronicznego nadzorowaną przez Bank Centralny Irlandii.

4. Stripe przetwarza dane osobowe w dwóch odrębnych rolach:

1) jako podmiot przetwarzający — w zakresie realizacji i rozliczenia płatności zleconej przez Administratora, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania stanowiącej część umowy o świadczenie usług zawartej ze Stripe;

2) jako odrębny administrator — w zakresie, w jakim samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania, w szczególności w celu wykrywania i zapobiegania oszustwom oraz innym nadużyciom płatniczym, ograniczania strat finansowych i ryzyk bezpieczeństwa, wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i weryfikacji tożsamości klienta, doboru banków i dostawców metod płatności oraz analizowania, ulepszania i rozwijania własnych usług.

5. Dane mogą być przekazywane operatorom pocztowym i kurierom — w zakresie, w jakim obsługa Umowy lub korespondencji wymaga doręczenia przesyłki.

6. Dane mogą być udostępniane organom publicznym uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, na ich żądanie i w granicach tych przepisów.

7. Dostęp do danych osobowych, w tym do dokumentacji zgromadzonej w Panelu, ma wyłącznie upoważniony personel Administratora, w zakresie niezbędnym do obsługi Klientów i realizacji celów opisanych w Polityce.

8. Administrator nie sprzedaje danych osobowych ani nie udostępnia ich podmiotom trzecim w celach marketingowych tych podmiotów.

§ 9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Dostawcy usług wskazani w § 8 ust. 2 i 3 mogą przetwarzać dane osobowe także w państwach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w szczególności w związku z globalną infrastrukturą techniczną tych dostawców i ich podwykonawców.

2. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w RODO:

1) decyzji wykonawczych Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony danych w państwie trzecim;

2) standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, stosowanych w ramach umów powierzenia przetwarzania zawartych z dostawcami.

3. Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać informacje o zabezpieczeniach stosowanych przy przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, kierując żądanie pod dane kontaktowe wskazane w § 3 ust. 2.

§ 10. Okresy przechowywania danych

1. Administrator przechowuje dane osobowe przez następujące okresy:

2. Po upływie okresu przechowywania albo po zrealizowaniu żądania usunięcia danych dane są usuwane z systemów produkcyjnych niezwłocznie. Dane mogą pozostawać w kopiach zapasowych, które są nadpisywane w cyklu nie dłuższym niż 35 dni; w tym okresie dane zawarte w kopiach zapasowych nie są wykorzystywane do żadnych innych celów niż odtworzenie systemów.

3. Po upływie okresów wskazanych w ust. 1 dane są usuwane albo anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczyły.

§ 11. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

1) prawo dostępu do danych, w tym uzyskania ich kopii;

2) prawo do sprostowania danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych;

3) prawo do usunięcia danych — z zastrzeżeniem, że Administrator zachowuje dane w zakresie, w jakim ich dalsze przechowywanie jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku przechowywania albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 17 ust. 3 lit. b i e RODO), przez okresy wskazane w § 10;

4) prawo do ograniczenia przetwarzania;

5) prawo do przenoszenia danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub w związku z Umową;

6) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;

7) prawo do wycofania zgody w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;

8) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa).

2. Żądania dotyczące praw wskazanych w ust. 1 można kierować pod dane kontaktowe wskazane w § 3 ust. 2.

3. Administrator udziela odpowiedzi na żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od jego otrzymania. Jeżeli zrealizowanie żądania w tym terminie nie jest możliwe ze względu na jego złożoność lub liczbę żądań, Administrator może przedłużyć termin o maksymalnie dwa kolejne miesiące, informując osobę, której dane dotyczą, o przedłużeniu i jego przyczynach w terminie miesiąca od otrzymania żądania (art. 12 ust. 3 RODO).

4. Administrator może zażądać dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby kierującej żądanie, jeżeli ma uzasadnione wątpliwości co do tej tożsamości.

§ 12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.

2. Wynik Audytu, w tym proponowany zakres przeglądów i wysokość opłat, jest ustalany z użyciem reguł automatycznych działających na danych zadeklarowanych przez Klienta. Wynik podlega kontroli personelu Administratora, który może go zmienić przed przedstawieniem oferty; ostateczna treść oferty pochodzi od człowieka. Wynik Audytu ma charakter informacyjny, jest przygotowywany bez oględzin Nieruchomości i nie stanowi decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. Administrator może aktualizować Politykę, w szczególności w razie zmiany zakresu świadczonych usług, zmiany dostawców usług wskazanych w § 8 lub zmiany przepisów prawa.

2. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisach oraz w Panelu wraz ze wskazaniem daty, od której obowiązuje. O istotnych zmianach Polityki Administrator informuje Klientów za pośrednictwem Panelu lub poczty elektronicznej.

3. Zmiana Polityki nie wymaga składania oświadczeń przez Użytkowników ani Klientów; Polityka zachowuje charakter dokumentu informacyjnego.

4. Polityka w wersji 1.0 obowiązuje od dnia 28 września 2026 r.